12. April 2021
Anne Elisabeth Höfler & Manuela Schaffran

Prozesse online gestalten.
Chancen und Grenzen

Organisationen und Führungskräfte sind regelmäßig gefordert, prozesshaft Entscheidungen zu generieren: z.B. im Rahmen von

  • konkreten Themen und Aufgaben, die einer gemeinsam getragenen Entscheidung bedürfen,
  • Konflikten und Auseinandersetzungen, um zu einer tragfähigen Regelung zu kommen,
  • (Zukunfts-)planungen, um sinnvolle Varianten zu entwickeln und sich für die „bessere“ zu entscheiden.
 

Führungskräfte und Berater*innen haben viel Erfahrung in der Prozessgestaltung im Präsenz-Modus. Die Pandemie und der damit verbundene Shift in den digitalen Raum haben jedoch neue Standards gesetzt.

Ein Jahr Pandemie

Vermutet wurde zunächst, dass  der Einsatz von Online-Medien bei der Prozessgestaltung alleine nicht ausreichend sein wird. Nach über einem Jahr Pandemie und der damit verbundenen Remote-Arbeit liegen erste Erfahrungen vor. Einige davon wollen wir im Folgenden anführen:

Gleich wie in Präsenz, spielt auch Online das Schaffen eines Raumes und der dazugehörigen Atmosphäre von Vertrauen eine zentrale Rolle, um sich als Teilnehmende*r in den Rhythmus des Prozesses einlassen zu können. Eine Basis für Vertrauen wird in der Regel schon vor dem Meeting gesetzt. Themen, Ziele (Desired Outcomes) und Agenda können via Online-Tools effektiv gemeinsam festgelegt werden. Die Teilnehmenden schätzen einen klaren, transparent gemachten Rahmen, der zur Beteiligung einlädt. Eine achtsame Planung des Prozesses kann auch online flexibel an die Gruppe angepasst werden und eine an das Ziel/Desired Outcome orientierende Methodik umfassen.

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Einstiegrunden

Methodisch variierende Einstiegsrunden laden zu einem persönlichen Ausdruck ein, d.h. dass das jeweilige Thema mit der eigenen Erfahrung und Wahrnehmung verknüpft wird. Dazwischen gesetzte Momente des Innehaltens (in den unterschiedlichen Ausdrucksweisen) bieten Gelegenheit, das Gehörte/Erlebte auf der persönlichen/funktionalen Ebene zu verarbeiten und zu integrieren sowie Zwischenergebnisse deutlich zu markieren.

Und jeder Abschluss – sei es nach einem kurzen Meeting oder nach einem tagelangen Prozess – braucht wiederum die Reflexion, die ähnlich wie im Präsenz-Modus methodisch variieren kann.

Das Thema Zeit ist bei offenen Prozessen relevant: „Was lasse ich laufen und wann schließe ich den Diskurs?“ Es werden klare zeitliche Vorgaben benötigt, wie z.B. „Lassen Sie uns zu diesem Thema in ca. xxx Minuten ins Gespräch kommen.“ So wird Orientierung geschaffen und auch weitere Online-Runden können bei Bedarf an den offenen Prozess angehängt werden. Puffer-Zeiten vorzusehen nimmt Druck aus dem Zeitplan und kann für die Dynamik eines offenen Prozesses dienlich sein. Auch technische Probleme können so leichter abgefedert werden. Und wie schön ist es mitunter ein Meeting früher als geplant zu beenden.

Die Visualisierung ist auch im digitalen Modus bedeutsam für ein gemeinsam getragenes prozesshaftes Geschehen. Sie gibt Sicherheit und Orientierung über das gerade bearbeitete Thema und zeigt auf worüber bereits Konsens herrscht, bzw. worüber nicht. Hier bietet der digitale Raum über diverse Online-Tools gute Möglichkeiten. Die Option „Bildschirm teilen“ ist beispielsweise gleichermaßen einfach wie zielführend.

Drei-Schritte-Prozess

Eine methodisch abwechslungsreiche Gestaltung ermöglicht, dass ein (emotionaler) Raum entsteht, in dem ein arbeitsfähiger Diskurs gut möglich ist. Nach Festlegung des Themas, der Frage oder auch eines Inputs hat sich aus unserer Erfahrung folgender Drei-Schritte-Prozess sehr gut bewährt:

1

Kurze Zeit für Einzelreflexion: Das stille Nachdenken in Gemeinschaft – sichtbar über den Screen – schafft Verbindung.

2

Austausch in Gruppen: Dies geschieht in sogenannten Breakout rooms – kleine Personengruppen können gut einen Dialog oder Diskurs miteinander führen.

3

Zusammenführen im Plenum: Verbal oder schriftlich über Chat o.ä.; In Stille zu lesen und zu sehen, was jeweils erarbeitet wurde, erzeugt die für solche Prozesse wichtige Atmosphäre von Verdichtung und Aufmerksamkeit.

Angereichert von dem, was in diesen 3 Schritten passiert ist, lässt sich dann prozesshaft ein nächster Schritt erschließen. Mitunter ist es bereits eine Entscheidung, eine weitere Idee o.ä.

Generell gilt:

  • Methodisch eher einfach arbeiten, damit die Methoden nicht die Person und das Thema überlagern.
  • Einen klaren, zeitlich passenden Rahmen setzen.
  • Der*Die Prozessbegleiter*in sollte aus der Distanz den Prozessfaden durchgängig (locker) halten und zeitgleich nahe an den Teilnehmenden bleiben, um zu erspüren, was die*der Einzelne jeweils benötigt, um mitgehen zu können. Eine externe Moderation/Facilitation agiert objektiver, als Führungskräfte, die immer auch ein Teil des Systems sind.
  • Wenn Führungskräfte als Prozessgestalter*innen gefordert sind empfehlen wir, dass sie sich ihren Ort buchstäblich immer wieder „hinter der Linie“ vorstellen und (methodisch) die Mitarbeitenden/Beteiligten überraschen, damit eingeübte/festgefahrene kommunikative Dynamiken durchbrochen werden. Dazu helfen den Beteiligten/Mitarbeitenden ungewohnte oder paradoxe Interventionen.
  • Auch bei Prozessen, die rein digital begleitet werden, gilt es, eine Haltung des Wissens und des Nicht-Wissens einzunehmen, Sicherheit zu vermitteln und Unsicherheit auszuhalten. Zudem bedarf es Mut, detailliert Geplantes aufzugeben und dadurch Neues zuzulassen.